Wo soll ich mit KI anfangen? Ein praktischer Leitfaden

KI bietet unzählige Möglichkeiten – und genau das lähmt. Ein praktischer Leitfaden für den richtigen ersten Schritt: warum die Administration der ideale Startpunkt ist und wie Sie mit fünf Fragen den passenden Prozess finden.

Künstliche Intelligenz kann heute erstaunlich viel: Texte schreiben, Dokumente auslesen, Gespräche führen, Muster in grossen Datenmengen erkennen. Für Unternehmen klingt das nach grenzenlosen Möglichkeiten. Doch genau hier beginnt die Schwierigkeit – denn wenn alles möglich ist, ist nichts offensichtlich.

Die häufigste Frage, die wir bei Deep Impact hören, lautet deshalb nicht «Funktioniert KI?». Sie lautet: «Wo sollen wir anfangen?» Dieser Leitfaden gibt darauf eine konkrete, praxistaugliche Antwort – Schritt für Schritt.

Zu viele Möglichkeiten lähmen

Eine schier unendliche Auswahl klingt verlockend, führt in der Praxis aber oft zu Stillstand. Manche Unternehmen warten ab, bis sich «die beste» Gelegenheit zeigt – und tun am Ende gar nichts. Andere stürzen sich auf ein grosses, sichtbares Prestigeprojekt und scheitern daran, weil der erste Schritt schlicht zu gross war.

Beides ist vermeidbar. Der Schlüssel liegt nicht darin, die eine perfekte KI-Anwendung zu finden. Er liegt darin, einen guten ersten Schritt zu wählen: einen, der schnell Wirkung zeigt, überschaubar bleibt und Vertrauen schafft.

Wie man nicht anfängt

Drei Fehlstarts sehen wir besonders häufig:

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• Beim spektakulärsten Anwendungsfall – dem, der gerade in den Schlagzeilen steht.
• Bei dem, was der Wettbewerb angeblich macht – aus Sorge, etwas zu verpassen.
• Bei der Technologie selbst – «Wir brauchen jetzt auch einen Chatbot».

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Allen drei ist eines gemeinsam: Sie beginnen bei der Technologie, nicht bei einem echten Problem. Wer ein Werkzeug einführt, ohne zu wissen, welche konkrete Aufgabe es lösen soll, kauft am Ende Komplexität statt Entlastung.

Die einfache Regel: beim Mühsamsten anfangen

Der beste Startpunkt für KI ist nicht der intelligenteste Anwendungsfall – sondern der mühsamste. Die entscheidende Frage lautet nicht «Wo kann KI am meisten beeindrucken?», sondern: «Wo steckt bei uns am meisten wiederkehrende Handarbeit?»

Denn dort, wo Menschen Tag für Tag dieselben Routineaufgaben von Hand erledigen, ist der Nutzen am grössten, am schnellsten sichtbar – und am einfachsten zu berechnen. Und diese Routinearbeit konzentriert sich in den meisten Unternehmen an einem Ort: in der Administration.

> Fangen Sie nicht beim spektakulärsten Anwendungsfall an – fangen Sie beim mühsamsten an.

Warum die Administration der ideale Startpunkt ist

Verwaltungs- und Backoffice-Prozesse erfüllen fast alle Bedingungen, die einen guten ersten KI-Anwendungsfall ausmachen – gleich fünffach:

Stufe 1: Hoher manueller Aufwand

Rechnungen erfassen, Daten übertragen, Dokumente ablegen: Verwaltungsarbeit besteht zu grossen Teilen aus Wiederholung. Genau hier kann KI am meisten abnehmen.

Stufe 2: Klare, regelbasierte Abläufe

Administrative Prozesse folgen meist festen Regeln. Das macht sie für KI gut greifbar – und ihre Ergebnisse nachvollziehbar und vorhersehbar.

Stufe 3: Einfach messbar

Wie viele Vorgänge pro Tag, wie viele Minuten pro Vorgang? In der Administration sind diese Zahlen bekannt. Der Business Case lässt sich sauber rechnen.

Stufe 4: Geringes Risiko

Interne Prozesse haben keinen direkten Kundenkontakt. Ein Fehler ist hier unkritischer und leicht zu korrigieren – ideale Bedingungen für den ersten Schritt.

Stufe 5: Schnell sichtbare Erfolge

Eingesparte Stunden sind sofort spürbar. Solche Quick Wins schaffen Akzeptanz im Team und Rückenwind für die nächsten Schritte.

!Der ideale KI-Startpunkt liegt dort, wo viel manueller Aufwand auf geringe Komplexität und geringes Risiko trifft.

Der praktische Leitfaden: in fünf Fragen zum Startpunkt

Die Erkenntnis «irgendwo in der Administration» grenzt das Feld ein – sie benennt aber noch keinen konkreten Prozess. Den finden Sie mit einem einfachen Vorgehen: Listen Sie Ihre administrativen Abläufe auf und bewerten Sie jeden einzelnen anhand von fünf Fragen.

Je öfter Sie eine Frage mit «ja» beantworten, desto besser eignet sich der Prozess. Der Kandidat, der bei vier oder fünf Fragen überzeugt, ist Ihr Startpunkt.

!Der 5-Punkte-Check: ein einfaches Raster, um administrative Prozesse auf ihre KI-Eignung zu prüfen.

Konkret: Wo sich KI in der Verwaltung schnell lohnt

Diese administrativen Prozesse erfüllen die fünf Kriterien besonders oft – gute erste Anlaufstellen für die Suche im eigenen Unternehmen:

• Rechnungsverarbeitung – Eingangsrechnungen automatisch auslesen, prüfen und für die Verbuchung vorbereiten.
• Auftrags- und Bestellerfassung – Bestellungen aus E-Mails strukturiert ins ERP-System übertragen.
• Dokumentenablage – Eingehende Dokumente automatisch klassifizieren und am richtigen Ort ablegen.
• Stammdatenpflege – Daten zwischen Systemen abgleichen, übertragen und auf Konsistenz prüfen.
• Standardanfragen – Wiederkehrende interne Anfragen automatisch beantworten oder vorqualifizieren.
• Reporting – Auswertungen und wiederkehrende Berichte automatisch zusammenstellen.

Drei Anzeichen für einen guten Kandidaten

Manchmal verrät schon eine beiläufige Bemerkung im Team, dass ein Prozess sich eignet. Achten Sie auf Sätze wie diese:

> Das macht bei uns immer dieselbe Person auf genau dieselbe Weise.

> Dafür gibt es eine klare Anleitung oder Checkliste.

> Wir könnten ziemlich genau sagen, wie viele Stunden uns das pro Woche kostet.

Treffen solche Aussagen auf einen Prozess zu, lohnt sich ein genauerer Blick – die Chancen stehen gut, dass Sie fündig geworden sind.

Und dann?

Sobald Sie einen Kandidaten gefunden haben, geht es nicht sofort an die Umsetzung. Der nächste Schritt ist die ehrliche Frage: Rechnet es sich wirklich? Wie aus einem vielversprechenden Kandidaten ein wirtschaftlich abgesichertes Projekt wird – ohne teure Fehlschläge – beschreibt unser Beitrag zum 4-Stufen-Ansatz.

:::takeaways{title="Das Wichtigste in Kürze"}

• Das Problem beim KI-Einstieg ist nicht zu wenig Auswahl – sondern zu viel.
• Der beste Startpunkt ist nicht der spektakulärste, sondern der mühsamste Prozess.
• Die Administration bietet ideale erste Anwendungsfälle: viel Handarbeit, klare Regeln, geringes Risiko, messbarer Nutzen.
• Fünf einfache Fragen führen von «irgendwo in der Verwaltung» zum konkreten Prozess.
• Klein und intern anfangen – Quick Wins schaffen Vertrauen für die grösseren Schritte.

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