Ersetzen KI-Agenten Standardsoftware?

Welche Anwendungen Agenten ablösen können, was bestehen bleibt und wie CIOs und CFOs einen belastbaren Business Case prüfen.

Die nächste Softwareentscheidung beginnt vielleicht nicht mehr mit einer Produktdemo. Sie beginnt mit einer Aufgabe: «Bereite die Verlängerung dieses Servicevertrags vor, prüfe offene Leistungen und zeige mir, was ich entscheiden muss.» Ein Agent könnte dafür Informationen zusammensuchen, Bedingungen vergleichen und die nächsten Schritte vorbereiten. Die Mitarbeitenden müssten mehrere Anwendungen seltener selbst öffnen.

Ersetzt der Agent damit die Standardsoftware? Teilweise ja. Er kann Bedienung, Koordination und einzelne Anwendungen übernehmen. Die Funktionen dahinter müssen weiterhin verlässlich erbracht werden. Für CIO und CFO wird deshalb eine andere Frage entscheidend: Welche Leistung kaufen wir weiterhin ein, welche verbinden wir neu – und was können wir tatsächlich abschalten?

:::takeaways{title="Für die Managemententscheidung"}

• Prüfen Sie den Ersatz pro Funktion und Prozess, nicht pauschal pro Softwarepaket.
• Weniger sichtbare Anwendungen bedeuten noch keine niedrigeren Lizenzkosten.
• Vergleichen Sie vorhandene Automatisierung, eingebettete Agenten und eine eigene Arbeitsschicht am selben Geschäftsfall.

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Drei Ebenen, drei unterschiedliche Entscheidungen

Eine Geschäftsanwendung bündelt mehrere Aufgaben. Sie zeigt Informationen, führt durch einen Ablauf und verarbeitet verbindliche Geschäftsdaten. Agenten können diese Ebenen neu kombinieren. Wer sie bei der Investitionsentscheidung trennt, erkennt eher, wo ein Austausch sinnvoll ist.

| Ebene | Was sich durch Agenten verändern kann | |---|---| | Bedienung | Mitarbeitende formulieren ein Ziel und prüfen Ergebnisse, statt jeden Dialog selbst zu bedienen. | | Koordination | Ein Agent verbindet Informationen und zulässige Schritte über mehrere Systeme hinweg. | | Führende Geschäftsfunktionen | Datenhaltung, Berechnungen, Buchungen und Berechtigungen brauchen weiterhin eine verantwortete Implementierung. |

Das führende System kann Standardsoftware bleiben. Es kann auch gezielt ersetzt werden. Dann müssen seine benötigten Leistungen aber migriert, getestet und betrieben werden. Ein Agent, der ein System bedient, hat dessen Funktionen noch nicht ersetzt. Auch der Agent und seine Anbindungen sind Software mit Wartungsbedarf.

Die technische Grundlage für solche Verbindungen existiert: Die MCP-Spezifikation für Werkzeuge beschreibt, wie Anwendungen Funktionen mit definierten Eingaben für Modelle bereitstellen. Daraus folgt jedoch keine Zusage, dass jedes bestehende Produkt die benötigten Funktionen zugänglich macht.

Wo eine Anwendung wirklich entfallen kann

Ein plausibler Kandidat ist ein kleines Zusatzwerkzeug, dessen Hauptleistung aus dem Sammeln, Vergleichen und Aufbereiten vorhandener Informationen besteht. Wenn eine gemeinsame Arbeitsschicht diesen Ablauf vollständig übernimmt, kann das separate Werkzeug überflüssig werden. Voraussetzung ist, dass auch seine weniger sichtbaren Leistungen berücksichtigt sind: gespeicherte Vorlagen, Verlauf, Freigaben, Exporte und Ausnahmefälle.

Nehmen wir die Vertragsverlängerung als illustratives Beispiel. Heute werden Leistungsdaten exportiert, mit offenen Fällen abgeglichen und in einer weiteren Anwendung zu einer Entscheidungsvorlage zusammengeführt. Ein Agent könnte diese Vorbereitung übernehmen. Der verbindliche Vertragsstand und die anschliessende Abrechnung bleiben zunächst in ihren führenden Systemen.

Die Ablösung betrifft in diesem Fall die zusätzliche Vorbereitungslösung. Für die bestehenden Geschäftssysteme entsteht eine neue Bedienung. Beides kann wertvoll sein, hat aber unterschiedliche Kostenfolgen. Erst eine Bestandsaufnahme zeigt, ob tatsächlich ein Vertrag kündbar wird oder lediglich weniger Menschen eine Oberfläche direkt nutzen.

Agent, Automatisierung oder vorhandene Funktion?

Nicht jede mehrstufige Aufgabe braucht einen Agenten. Ein klarer Ablauf mit stabilen Regeln kann als gewöhnliche Automatisierung einfacher zu betreiben sein. Ein Agent ist besonders prüfenswert, wenn sich die erforderlichen Schritte je nach Situation unterscheiden und unstrukturierte Informationen eine Rolle spielen.

Eine technische Einordnung zu agentischen Systemen unterscheidet entsprechend zwischen vorgegebenen Abläufen und modellgesteuerter Werkzeugwahl. Sie weist auch auf zusätzliche Kosten und Wartezeiten durch höhere Komplexität hin. Die Auswahl sollte deshalb am konkreten Ergebnis gemessen werden.

Prüfen Sie zuerst, ob die vorhandene Standardsoftware den Ablauf bereits abdeckt oder sinnvoll erweitern kann. Eine integrierte Agentenfunktion kann Datenzugriff und Bedienung vereinfachen. Eine unabhängige Arbeitsschicht wird interessanter, wenn der Wert gerade aus dem Zusammenspiel mehrerer Systeme entsteht. Ein vollständiger Eigenbau ist eine weitere Option, verlangt aber eine begründete Übernahme von Funktionen und Betriebsverantwortung.

Das KI-Cockpit verändert die Rolle der Anwendungen

Unser Beitrag zum Arbeitsplatz der Zukunft beschreibt die gemeinsame Arbeitsfläche. In unserer dazugehörigen Prototyparbeit werden Kontext, Zuständigkeit und nächste Handlung zusammengeführt. Diese Gestaltung lässt sich mit Demo-Daten untersuchen; sie ist noch kein Nachweis produktiver Anbindungen oder gemessener Einsparungen.

Die strategische Perspektive reicht dennoch weiter: Menschen könnten Software zunehmend über ihre Fähigkeiten nutzen, statt sich durch die Struktur einzelner Anwendungen zu bewegen. «Vertrag prüfen» wird zur sichtbaren Aufgabe. Welche Systeme die Informationen liefern und Änderungen speichern, tritt in den Hintergrund.

Dafür muss die Oberfläche erkennen lassen, welche Information aus welcher Quelle stammt und wo eine Handlung wirkt. Bei Unsicherheit bleibt ein erreichbarer Fachprozess nötig. Eine gemeinsame Arbeitsfläche sollte den Wechsel zwischen Anwendungen reduzieren, ohne Unterschiede zwischen Entwurf, Freigabe und verbindlichem Geschäftsvorgang zu verwischen.

Ein Business Case, der Lizenz und Zeit getrennt hält

Eine attraktive Oberfläche rechtfertigt noch keine Ablösung. Erfassen Sie einmalige Umstellung, laufenden Betrieb, verbleibende Lizenzen und menschliche Nacharbeit. Prüfen Sie zudem die Bedingungen für automatisierte Zugriffe: Eine geringere Zahl direkter Nutzer erlaubt nicht automatisch eine entsprechende Vertragsreduktion.

:::callout{type="info"} Hypothetisches Jahresbeispiel, keine Projektergebnisse: Eine ablösbare Zusatzanwendung kostet CHF 18'000. Die neue Agentenlösung benötigt jährlich CHF 30'000 für Betrieb und Betreuung sowie einmalig CHF 40'000 für die Einführung. Zusätzlich werden 300 Stunden zu angenommenen CHF 80 frei: CHF 24'000 bewertete Kapazität. Unter diesen Annahmen steigt der jährliche Geldabfluss um CHF 12'000; im ersten Jahr inklusive Einführung um CHF 52'000. Die freie Kapazität ist keine automatische Kostensenkung. :::

Das Vorhaben könnte trotzdem sinnvoll sein, wenn die Kapazität einen belegten Engpass entlastet oder zusätzliche Leistung ermöglicht. Genau diese Nutzung muss der Fachbereich benennen. Wer nur Lizenzersparnis verspricht, hätte mit diesem Beispiel keinen tragfähigen Antrag. Die Kosten pro gelöstem KI-Fall ergänzen die Betrachtung um Qualität und laufenden Aufwand.

Mit einer überprüfbaren Ablösung beginnen

Wählen Sie einen begrenzten Vorgang und dokumentieren Sie Ausgangslage, Bearbeitungszeit, Nacharbeit und sämtliche genutzten Funktionen. Vergleichen Sie danach zwei realistische Varianten: eine Verbesserung im bestehenden System und die vorgeschlagene Agentenlösung. Verwenden Sie dieselben repräsentativen Fälle einschliesslich Ausnahmen.

Vor einer Kündigung müssen Datenübernahme, Historie, Exporte, Berechtigungen und Rückweg geklärt sein. Legen Sie fest, wer das neue Verfahren betreibt und welches Ergebnis für die Abnahme genügt. Wenn sich am Ende keine Anwendung abschalten lässt, kann das Projekt weiterhin Produktivität verbessern. Die Investitionsvorlage muss diesen Nutzen dann auch so ausweisen.

Welche Ihrer Anwendungen liefert eigenständigen Geschäftswert – und welche organisiert vor allem Übergaben? Wir prüfen mit Ihnen einen konkreten Ablösekandidaten und seine wirtschaftlichen Bedingungen.

Quellen und Einordnung

Stand: 29. Oktober 2026. Die verlinkten Primärquellen belegen technische Möglichkeiten und Architekturunterschiede. Ebenenmodell, Ablösekriterien und Wirtschaftlichkeitsbeispiel sind unsere redaktionelle Einordnung. Daraus folgt keine Prognose zum Verschwinden einer Softwarekategorie und kein pauschaler Nachweis für Einsparungen.